文件管理归档工作是办公室一项十分烦琐的工作，传统的手工抄写文件级目录不仅劳动量大，而且难以规范统一，更重要的是即使文件归档工作完成了，但查档并不轻松。
文件资料目录管理系统，正是立足文件工作实际，解决文件管理工作具体问题，做到打印目录规范美观，为今后方便查找文件档案保留了原始数据，同时，所建立的数据库与现有的自动化办公软件平台同步，方便数据交流管理， 为进一步促进办公室文件档案管理的规范化和正规化打好基础。