竣工文件的编制与管理和工程外业的管理一样，都是工程建设管理的重要组成部分，公路工程建设项目竣工资料的编制与管理，不仅是工程竣工验收的主要技术依据和必要条件，也为今后公路建设项目后评价、公路养护、改建、扩建、科学研究提供了重要的技术数据。多年来公路工程建设项目竣工资料的编制一直停留在人工管理水平上，当工程项目临近竣工时才组织人员去收集、整理、编制。耗时短者几个月，长者1~2年，其文件之大，涉及的参编单位、部门之多令组织者头痛。而且有时往往由于文件结构不合理、建卷归档不规范等问题，还要多次返工。同时，由于完全物理文档，资料查询耗时费力。为此，随着计算机信息技术的发展，用软件参与竣工文件的编制，帮助业者解决竣工文件制作和使用过程中的诸多困难和不便，减轻繁杂、枯燥的人工劳动成了必然的趋势。公路工程竣工验收资料管理系统系统实现了竣工文件电子化，科学的索引和组卷方便了竣工资料的快速查询。用户可按文档编号、文档名称、负责单位、所属卷宗号等查询类别，快速查到所需某一详细资料。而且针对性的把相关的标准规范引进，方便用户在组织文件时参考。2001年交通部结合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/G118.2.2-8.9）发布了《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，2004年新发布了《公路工程竣（交）工验收办法》(交公路发[2004]第3号)自2004年10月1日起执行，《公路工程竣工验收办法》（交公路发[1995]1081号）同时废止。新文件的颁布是对竣工文件的编制做了进一步的补充和说明，是公路工程竣工文件编制的指导性文件，也是本软件开发的主要依据。